Outsourcing
Outsourcing IT servis ( servis iz vanjske usluge) je tradicionalno prihvaćen kao tip poslovanja Velikih poslovnih firmi, uobičajeno pružan od velikih globalnih outsourcing organizacija. Međutim, u zadnje vrijeme tehnološkim širenjem i probijanjem informatičkih tehnologija u sve grane ekonomije, proizvodnje i usluga, male i srednje firme sve više otkrivaju potrebu za specifičnim informatičkim potrebama, za koje Outsourcing firme pružaju svoje servise podešene za njihove usluge i tip poslovanja.
Poslovna vrijednost outsourcinga u IT servisima
Zbog naglog širenja spektra poslovanja, kao i usluga Malih i Srednjih poduzeća (SMB), u današnje vrijeme se sve češće susreću sa učestalim izazovima i poslovnim rizicima u održavanju kućno razvijenog IT odijela. (Padovi sistema, sitni i krupni kvarovi na računalima, mrežama...)
Pod IT servisima upravljanja, podrazumjevamo sve procese koji su potrebni firmi da bi ponudila efektivni IT sustav za poslovanje:
- Sistemska administracija
- Sistemsko održavanje
- Sistemsko monitoriranje
- Sigurnosno upravljanje
- Programska instalacija i upravljanje
- Tehnička podrška (programska i hardwerska)
- Pomoć korisnicima
- Spremanje i povratak podataka (backup/restore)
1. Rizični faktori
Opasnost 1 - Vatrogasci
Većina IT managera su jako zaokupljeni ulogom vatrogasaca, popravljajući simptome i fokusiranje na kratkotrajne potrebe, a pritom ne rješavajući korjenske uzroke samih grešaka. Takvo gašenje vodi k neučinkovitom korištenju vremena i lošoj kvaliteti usluga u poslovanju.
Opasnost 2 - Nedostatak praćenja promjena
Učinkovito upravljanje u praćenje promjena IT sustava kontrole konfiguracija su neophodni za pouzdane i stabilne usluge. Znajući sto je promjenjeno, kada, i koja je ta promjena, je važno sredstvo u razumjevanju korijena uzrokovanih problema. Kontrola i dokumentiranje promjena stavlja na djelo i učinkovito praćenje tragova u promjenama sistema, tako da se znanje tih promjena može podijeliti, što uklanja strah o zavisnosti o jednoj osobi.
Opasnost 3 - Vještine
U oslanjanju na pojedince, poduzeće je limitirano na njihovo znanje, iskustvo, volju i ideje. Da bi razumjeli kako bi ovo moglo utjecati na vašu organizaciju, pokušajte razmislit o sljedećem:
Da li ste sigurni da je investicija u IT kod vas maksimizirana ?
Da li su vam sistemi obnovljeni i efikasni ?
Da li su oni kompaktno konfigurirani, koristeći najbolji naćin?
Da li su vam sistemi integrirani i da li podržavaju vaše poslovanje ?
Da li mislite da vam je upravljanje IT odijela efikasno ?
Rizik sposobnosti se često uveličava, kada SMB organizacija nije u stanju privući najkvalificiranijeg tehničkog dizajnera sa iskustvom u nadgledanim korporativnim sredinama. Kao rezultat, povečava se mogučnost da se efikasnost vašeg IT sustava smanji zbog ograničene sposobnosti vaše radne snage
Opasnost 4 - Zavisni troškovi
Pri zapošljavanju IT osoblja, postoje razne vrste troškova, kako očekivanih, tako i skrivenih, koji se također trebaju uzeti u obzir. Bolovanja, odmori i razni treninzi (dodatna obrazovanja) su tipični očekivani troškovi. međutim, postoje i drugi, manje očigledni, kao što su managment, retencije ili zamjena osoblja.
2. Poslovna vrijednost outsourcinga
Nakon što smo razmotrili rizike vezane za unutrašnje poslove rukovanja uslugama, slijedi obrazloženje potencijalnih dobiti koja se mogu ostvariti kroz outsourcing IT usluga, kao i metode za postizanje troškovne efektivnosti.
Korist 1 - Sniženi troškovi
Budući da smo sada razmotrili moguće troškove unutarnjeg IT osoblja, sagledajmo povoljnosti outsourcing-a. U tom slučaju postoje razne mogučnosti za uštede, kao posljedica manjeg broja direktno zaposlenih u IT odjeljenju. Ovo se postiže preko automatizacije svakodnevnih poslova kako bi isti zahtijevali manji broj radne snage. Ovo generalno obuhvaća:
- distribucija software-a i upravljanje aplikacijama
- nadgledana instalacija sistema
- monitoriranje servera i infrastrukture
- remote desktop pristup za pružanje podrške korisnicima .
Drugi naćin uštede kroz outsourcing je standardizacija desktop aplikacija i sistema. Ukoliko poduzeće raspolaže sa standardnim (racionaliziranim) setom software-a i konzistentnu konfiguraciju operativnog sistema, smanjuje se potreba za podrškom, a u srazmijeru sa smanjenjem broja problema.
Korist 2 - Veći stupanj kontrole nad sustavom
Kontrola je kontroverzna tema, jer kada se kontrola nad IT sustavom preda vanjskoj organizaciji lako se pomisli na to da pri tome poslodavac gubi kontrolu nad pojedinim funcijama sustava. Međutim, činjenice ukazuju na to da će dobar administrator povisiti nivo kontrole tako što će sustave podesiti prema najsuvremenijim, najsigurnijim metodama. Ove metode uglavnom sadrže sljedeće:
- Efikasnije podešavanje kontrole - povećan nivo kontrole nad bilo kakvim infrastrukturalnim promjenama, kao i efikasnije pronalaženje rizičnih skupina prije nego što se ugrade promijene. Ovo također podrazumijeva konstantnu kontrolu i zapisivanje svih promijena.
- Efikasne sigurnosne mjere - sa ciljem održavanja integriteta sustava i osiguravanja podataka protiv potencijalnih unutarnjih i vanjskih sigurnosnih rizika, kao i kontroliranje tko ima pristup kojim podacima i aplikacijama unutar poduzeća.
- Konfiguriranje - svih hardwerskih i softwerskih komponenata prema standardima koji omogućavaju njihovo stalno nadgledanje.
- Održavanje kontinuiteta unutar poduzeća - sa ciljem smanjivanja potencijalnih negativnih efekata, uoči kvara pojedinih točki, u slučaju iznenadnih tehničkih problema, pomoću postoječeg plana.
Korist 3 - Produktivnost
Standardizacija i kontrola dovodi do povećane produktivnosti poduzeća. Ukoliko je IT sustav poduzeća u dobrom stanju, sa odgovarajuće podešenim jedinicama, ono će biti manje podložno kvarovima, što omogućava sigurniji rad sustava bez prekida, čime se povećava i sama produktivnost poduzeća. U slučaju kvarova, oni će biti detektirani u korijenu preko automatiziranog sustema koji nadgleda servere, infrastrukturu i aplikacije, i tako odstraniti prijetnju prije nego što ona može ugroziti rad poduzeća.
I na kraju, moramo napomenuti i činjenicu, da u slučaju neočekivanih kritičnih kvarova, poduzeće će imati na raspolaganju stručni kadar koji će svojim iskustvom i profesionalnošću riješiti taj problem u najkraćem roku. Zato, neophodno je da tim koji vrši usluge outsourcing-a ima izrađen sustav upravljanja takvim procesima, i koji konstatno prati i unapređuje svoje poslovanje u skladu sa razvojem svih vaših usluga i proizvoda.
3. Kako efikasnije uposliti vaše unutarnje IT osoblje u slučaju outsourcing-a?
Iskustva su pokazala i dokazala da organizacije koje se oprijedele za iznajmljivanje upravljanja IT sustavom imaju prednost kroz redefiniranost zaduženja unutarnjeg IT osoblja. Strateško planiranje IT sustava, modernizacija procesa, upravljanja, bolji sustavi komunikacije i centraliziraniji sustav za informacije su samo neke od naprednih elemenata. Strateško planiranje nosi sa sobom puno veći izazov za angažirane osobe, nego što je to slučaj kod "gašenja požara", i kao takvo, ono pruža dodatu vrijednost vašem poduzeću.
4. Zaključak
Mada je cijena još uvijek najbitniji element kada se razmatra mogućnost outsourcing-a, postoje i drugi ključni elementi koje treba uzeti u obzir. Tako npr. firma koja se oslanja isključivo na vlastito IT osoblje, riskira u smislu da ima osoblje koje nije u potpunosti spremno razvijati se u skladu sa promjenama, i koje tako nema potrebno iskustvo, što na kraju dovodi do neefikasnog upravljanja IT sustavom. Ove mogućnosti se u svakom slučaju trebaju uzeti u obzir kada se razmatra cijelokupna efikasnost poduzeća.
